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时间管理十四项法则

来自成功秘诀 2015-02-01 阅:
  一、明确目标如果能过“洞中方七日,世上已千年”的神仙日子,那我们就用不着时间管理了,我们有用不完的时间。但事实上不可能,年华老去,便无法回头。我们只能尽己之力,作最佳的表现,方不负人生在世仅一次,天生我才必有用。这就是要有人生目标及目标体系。目标能最大限度地聚集你的资源(包括时间)。因此,只有目标明确,才能最大限度地节约时间。爱默生说:“用于事业上的时间,绝不是损失。”人生的道路,存在着时间与价值的对应关系。有目标,一分一秒就是成功的记录;没有目标,一分一秒都是生命的流逝。
  
  二、分清轻重缓急始终做最重要的事情。
  
  人们总是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的,成功人士不能这样工作。
  
  时间管理的精髓即在于:分清轻重缓急,设定优先顺序。成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最有“生产力”的地方。
  
  面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方,有三个判断标准:
  
  1.我必须做什么?
  
  这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。
  
  2.什么能给我最高回报?
  
  应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。(帕累托定律)所谓“最高回报”的事情,即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。最高回报的地方,也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤而荒于嬉”。勤,在不同的时代有其不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准,但在快节奏效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方),这就是当今时代“勤”的特点。前些年,日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工,如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作,说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力,工作效率低下。社会只承认有效劳动。勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是最少的时间内完成最多的目标。伟大的苏格拉底说:“当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让路,让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”
  
  3.什么能给我最大的满足感?
  
  最高回报的事情,并非都能给自己最大的满足感,均衡才有和谐满足。因此,无论你地位如何,总需要分配时间于令人满足和快乐的事情,唯如此,工作才是有趣的,并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急很清楚了,然后,以重要性优先排序(注意,人们总有不按重要性顺序办事的倾向),并坚持按这个原则去做,你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
  
  美国伯利恒钢铁公司总裁查斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。艾维·利声称可以在10分种内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。艾维·利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5分钟。艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事情是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”
  
  艾维·利最后说:“每一天都要这样做--您刚才看见了,只用10分钟时间--你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说:“那是他一生中最有价值的一课。”5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。
  
  人们普遍认为,艾维·利提出的方法功不可没。
  
  三、制订计划,写成清单
  
  相信笔记,不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。马丽凯说:“每晚写下次日必须办理的六件要务。挑出了当务之急,便能照表行事,不至于浪费时间在无谓的事情上。”不要订“进度表”,要列“工作表”;事务要明确具体,比较大或长期的工作要拆散开来,分成几个小事项。
  
  四、遇事马上做,现在就做这是在克服拖延的心态。因为,是拖延为“有空再做、明天做、以后做”,“拖”,“等”,“研究、商量”等等找借口,这是一种最浪费时间的坏习惯。拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快,总觉疲乏。因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头,便是人间好时节”,拖延者心头不空,因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力,刚好相反,它使你心力交瘁,疲于奔命。不仅于事无补,反而白白浪费了宝贵时间。哲学家塞涅卡说:“时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”
  
  拖延的恶习,说穿了是为了暂时解脱内心深处的恐惧感。首先,恐惧失败。似乎凡事拖一下,就不会立刻面对失败了,而且还可以自我安慰:我会做成的,只是现在还没有准备好。同时,拖延能为失败留下台阶,拖到最后一刻,即使做不好了,也有借口说,在如此短的时间内能有如此表现已经是很不错的了。其次,恐惧不如人。拖到最后,能不做便不做了,既消除了做不好低人一等的恐惧,还满足了虚荣心,告诉别人,换成是我的话,做得肯定比他们好。因此,养成遇事马上做,现在就做的习惯,不仅能克服拖延,而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之,必然培育出当机立断的大智大勇。如斐乐特所说:“利用寸阴,是在任何种类的战斗中博得胜利的秘诀。”早起的鸟儿先得食,捷足必然先登。占部都美说:“人并不是因为跑得不快而赶不上火车的,而是因为出发晚了才赶不上的。”现在就做,马上就做。
  
  五、第一次做好,次次做好要100%认真地工作,要全心地工作。第一次没做好,同时也就浪费了没做好事情的时间。返工的浪费,最冤。
  
  六、专心致志,不要有头无尾上班时浪费时间最多的是时断时续的干活方式。不只是停顿下来本身费时,而且重新工作时,还需要花时间调整情绪、思路和状态,才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾,更是明显的浪费。
  
  七、珍惜今天,当日事当日毕爱默生说:“我们应当记住,一年中每一天都是珍贵的时光。”清人文嘉有著名的《明日歌》和《今日歌》。《今日歌》唱道:“今日复今日,今日何其少!今日又不为,此事何时了?人生百年几今日,今日不为真可惜!若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。为君聊赋《今日诗》,努力请从今日始。”制订每日的工作时间进度表。每天都有目标,有结果,日清日新。今日不清,必然积累,积累就拖延,拖延必堕落、颓废。康纳勒普说:“今天事,今天做。太阳决不会为你而再升。”陶渊明诗曰:“盛年不重来,一日难再晨,及时当勉励,岁月不待人。”要有好的明天,请从今天开始。
  
  八、养成整洁和条理的习惯据统计,一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着,每年因不整洁和无条理的习惯,就要损失近20%的时间!养成条理的习惯,还有另一层意思,就是寻找自己的“生理节奏。”中国剑谱上有“知拍任君斗”的秘诀,只有按自己的节奏方法,才能取得主动。所谓“生理节奏”,就是了解你在一月、一天当中,什么时候精力最充沛,脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“猫头鹰型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃,而“猫头鹰”则是夜晚更来劲。要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事,而用精力不好的时间来做较不重要的事情,这样才能体现真正的品质和高效,保持能量,节省体力,节约时间。每个人都有自己的生理节奏,符合它便事半功倍,否则必然事倍功半。
  
  九、养成快速的节奏感克服做事缓慢的习惯,调整你的步伐和行动。养成快速的节奏,不仅提高效率,节约时间,给人以良好的作风印象,而且也是健康的表现。日本人就把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快说”的“六快”之人,称为人中之杰。
  
  十、设定完成期限有期限才有紧迫感,也才能珍惜时间。设定期限,是时间管理的重要标志。
  
  十一、善用零碎时间争取时间的唯一方法是善用时间。把零碎时间用来从事零碎的工作,从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时,在等待时,可用于学习,用于思考,用于简短地计划下一个行动等等。充分利用零碎时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但长年累月,将会有惊人的成效。达尔文说:“我从来不认为半小时是微不足道的很小的一段时间。完成工作的方法,是爱惜每一分钟。”为后世留下诸多锦绣文章的宋代文学家欧阳修认定:“余平生所做文章,多在三上:马上、枕上、厕上。”看来,零碎的时间实在可以成就大事业。三国时董遇读书的方法是“三余”:“冬者岁之余;夜者日之余;阴雨者晴之余。”即要充分利用寒冬、深夜和雨天,别人歇手之时发奋苦学。并认为“三余广学,百战雄才”。而鲁迅先生,则“把别人用来喝咖啡的时间都用在了写作上”。没有利用不了的时间,只有自己不利用的时间。鲁迅先生说:“时间就像海绵里的水,只要你去挤,它总是有的。”有一个实验,很好地说明了这个观念--老师向一个瓶子里装小石子,装满后问学生:“满了吗?”“满了!”同学们异口同声地回答。然后老师向瓶里装沙,仍可以装进去。众同学愕然。沙装满后,老师又问:“满了吗?”“满了!”同学们回答道。接着,老师又向装满石子和沙子的瓶里灌水……莫泊桑提醒我们说:“世界上真不知有多少可以建功立业的人,只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。”滴水成河。用“分”来计算时间的人,比用“时”来计算时间的人,时间多59倍。
  
  十二、分秒不浪费,成功日志法几乎所有的伟人都有把想法记录下来的习惯。日志是成功者必备的条件。他们用日志来记录当天的重要事件和成长学习心得,用日志来总结经验、反省过失,用日志来规划明天、明确目标,用日志来管理时间、集中精力、抓住大事……记日志就是在善用生命,设计生命。《成功日志》(见附赠《30天行动成功训练手册》),就是为此而专门创设的。它把成功学原理变成了可轻松填写的日志格式,熔心态、目标、时间管理、知行合一于一炉,只要坚持填写,养成习惯,日久必现奇迹。
  
  十三、善用节省时间的工具1.通讯(电话、电子邮件、传真、语音系统);2.交通;3.电脑;4.办公自动化。
  
  十四、业余时间管理
  
  1.睡眠。
  
  (1)利用白天瞬间睡眠;
  
  (2)培养随时随地入睡的能力;
  
  (3)注重睡眠质量,不注重长短;
  
  (4)良好的睡眠环境与条件;
  
  (5)心理训练,自我暗示与身心放松。
  
  2.学习。
  
  (1)向成功者学习成功的方法;
  
  (2)一天一小时可以创造奇迹;
  
  (3)参加研习会;
  
  (4)长期与短期的学习,并养成终生学习的习惯;
  
  (5)高效的阅读。·有目的地阅读·快速略读和重点详读相结合
  
  a.速读法b.略读法c.归纳并作记号d.简化办公室的待阅资料·切忌逐字阅读·切忌没有目标的阅读
  
  3.娱乐。
  
  (1)选择具有创造性的活动;
  
  (2)选择有益于身心健康的活动;
  
  (3)要干就要达到一定水平;
  
  (4)要适度。

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