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关于时间管理的理论都在这里,已提炼!

来自时间管理 2018-02-11 阅:

时间管理是很多人特别头疼的问题,我们经常忙碌一整天,却感觉什么也没做,不知不觉时光飞逝,一年又一无所获。在忙碌中前行,却不知道该如何让自己的时间利用得更高效。关于时间管理的文章和书也看了很多,却越看越乱,不知从何处下手。

为了解决你的问题,今天我就专门来说说时间管理这事儿,而且一定给你说透了,让你看完本文便知道该从何处下手。

(此文虽有些长,但你看完这一篇文章就能够掌握时间管理的精华)

一、什么是时间管理?

时间,是这个世界上唯一公平的东西。

对于所有人来说,我们每一天都只有24小时,每一周都只有168小时,每个月(以30天算)都只有720小时,谁都不会多,也都不会少。

面对相同的时间,有的人能把它利用地满满当当,日子过得有滋有味,可也有人在一边 Kill Time,一边感慨 Time Flies。

我们都知道时间是我们最宝贵的财富,但这笔财富其实是无形的。

如果我们想把这笔无形财富变为有形,就必须学会时间管理,只有如此,我们才能更轻松地应对工作和生活琐事,才能帮助我们更大限度地达成目标,而且还能有更多时间用来享受生活,劳逸结合,实现平衡完美的人生

时间管理,是运用策略和技术,帮助你尽可能有效地利用你的时间。

在运用这些策略和技术之前,我们需要先回顾,你是如何使用你的时间的?

二、回顾:你目前是如何利用时间的?

时间管理第一步:没有意识,一切免谈

如果你不能清晰地意识你是如何利用自己的时间,就根本谈不上时间管理。所以想要学会利用时间,你所需要做的第一步就是:写时间日志

现在,请你回顾一下你昨天、前天是怎么度过24小时的。

时间日志表(由于图片长度,略去了中间部分)

你可以借助Excel,或者纸和笔,或者手机里的备忘录,记录下你最近几天24小时里的每一个30分钟都做了什么。

《时间都去哪儿了》这首歌很火,我们总是不知道时间都去哪儿了,是因为我们对时间没有很好的意识,而做时间日志,能帮助我们清楚地看到,自己的每一个30分钟都做了什么。这一回,你是不是知道你的时间到底去哪儿了?

时间日志不仅仅是为了记录,它更多地是为了分析。

我们可以用下面的表格,把我们的时间归类。通过归类,你会惊人地发现,我竟然用了那么多时间睡觉、上网、玩手机、玩游戏……你只有意识到自己做了很多 Kill Time 的事情,才能学会调整时间,把原来被打发浪费掉的时间,调整为用来学习或者运动……

时间统计表

通过更好地了解自己如何花费时间,你就有更多机会找出可以利用的时间。比如午饭后30分钟,睡觉前刷手机的30分钟……原来可利用的时间竟然这么多!

时间管理第二步:画出走向目标的路线图

目标是成功的催化剂。

只有我们确定了努力的方向和目标,才能决定你的时间究竟该花在哪里。

关于如何制定目标,我在前面的拆书里曾详细地谈到过,这里再强调一下三个重点:

1. 把你的目标分为长期目标和短期目标

长期目标一般是1年及以上的目标,短期目标是半年以内、一个月或一周的目标。我们应该先定下自己的长期目标,再把长期目标化解为短期目标。

目标要具体,比如一年后写一本20万字的书,这是一个比较具体的长期目标。如果这本书分为12章,那么一个月至少写1章、2万字,这就是我们的短期目标。如此一来,目标就清晰可见。

2. 把目标拆解成任务

任务是指我们在某个时间必须完成的一件具体的工作,你要把你的目标拆解成一个个具体的任务,这个任务需要你一看到它,就知道马上应该做什么。

3. 给你的每一个目标、任务分配时间

一旦你确定好了目标,拆解成了任务,你就能清楚地看到自己可以一步一步走向终点,接下来,就是给你的每一步分配好合理的时间。

还是以写书为例,如果我要1个月写一章内容、2万字的话。我需要用7天、每天2小时来搜集资料、整理资料,然后用4个小时来列提纲,然后用20天、每天写作2小时,每天写1000字,总共写2万字。如果我每天投入2小时,29天就能达成月度目标。

现在,我每天有2个小时可以用来做这件事吗?

从你的时间统计表里,你就会知道你是否有时间。如果有,那么马上就可以行动了。如果现在没有,那么你可以从哪些项目里减少2小时,改成写作呢?

通过这一系列的分析,你就能画出自己走向目标的路线图。

路线图示例

时间管理第三步:选择

当你意识到自己的时间是如何利用的,并且定下了自己的目标,接下来最艰难的一步是,选择:

你要彻底自省,到底是选择轻轻松松过着得过且过的日子,还是选择辛辛苦苦努力让自己过上真正想要的生活?

生活的每一个30分钟都充满选择。接下来的30分钟我是选择刷个朋友圈,还是读书?是选择玩游戏,还是学习?是选择吃下蛋糕,还是运动?看似前面的选择更加轻松快乐,后面的选择更痛苦,但它们带来的结果往往是相反。

选择是困难的。

成功的秘诀就是学会如何利用痛苦和快乐,而不是让痛苦和快乐利用你。做到这一点,你就控制了自己的人生!做不到,生活就控制了你。 ——托尼·罗宾斯

通过以上三步:对时间有更清晰的意识、制定目标路线图、学会选择,我们已经入门了初级的时间管理,接下来我们就来看看有哪些策略和技巧,能帮助我们把仅有的24小时效能最大化。

三、如何让时间发挥更大效用?

时间管理第四步:创造时间

一天只有24小时,我们难道还能创造时间吗?

当然能!只要你把你的无效时间变成有效时间,把低效时间变成高效时间,你就能比现在多出很多时间来。

1. 如何把无效时间变成有效时间?

比如说,你每个周末会睡10个小时的懒觉,如果你周末少睡2小时,一周就多出4小时,一年就多出208小时。照我们之前写书的时间算法,208小时你能写接近4章,完成一本书的三分之一。如果每天都能比现在早起1小时,一年甚至可以多写一本书出来,想想是不是很兴奋。

2. 如何把低效时间变成高效时间?

这就需要你学会匹配时间和精力。

只要你做了第一步里的时间日志记录,你就会发现,自己在某个时段的效率是比较高的,而有的时间效率比较低。我们应该在自己精力最充沛的时候,做最有用,或者说是最艰巨的任务,这样原本的低效就会变得高效。

可如果你说,你的精神总是萎靡不振,那我大胆猜测你一定长期熬夜晚睡,作息不规律。如果你真的想管理好自己的时间,就需要先调整作息,再通过运动锻炼、规律健康的饮食来提高你的精力。

3. 碎片时间也是时间

除此之外,我们每一天都有很多碎片时间,比如等公交的10分钟,排队买餐的5分钟,还有蹲坑时或长或短的碎片时间。你可以想象一下,马云在蹲坑时会做什么?

画面很美,我也难以想象,但他有可能就在这几分钟做出了一个重大决策,影响了阿里巴巴的市值。

我们不是马云爸爸,但我们有同样的碎片时间,这些时间虽然短,但也可以用来仔细读一篇文章,或者思考一个问题。

你在时间日志里,也应该分析一下,你常出现碎片时间的场景有哪些,除了我们常做的刷信息流以外,还有什么可替代方案,可以让我们的碎片时间更有效。

时间管理第五步:拒绝拖延

拖延是时间管理最大的敌人!

治疗拖延症是个长期的过程,但在上一篇文章中我们讨论到,意志力是可以训练的,拖延症是可以治疗的。所以对于拖延,我们不要害怕,它只是纸老虎,一击即倒。

对于拖延,我只想在这里多说一句:拖延伤害的只有你自己!

有一天你会幡然醒悟,拖延伤害的只有你自己。没有人真的在乎你的日子是怎么过的,除了你自己。你治疗拖延不是为了任何人,只能为了你自己。如果你想要给自己的人生添光加彩,就必须停止为自己找借口。

时间管理第六步:让杂乱变成有序

生活的琐事、工作中的杂事常常让我们感到不知所措,因为杂乱不堪是高效的大敌。杂乱会让我们分心,脑子里想着很多事,会一件也做不好。

面对杂乱,我们应该做好归类整理工作。把同类的东西归到一起,贴一个显眼的标签,当你需要用的时候不用多想,就知道在哪儿。

工作任务很多,收藏的素材很多,都应该做好分类。

我常用的工具是印象笔记,随时随地遇到好的素材,我就丢进印象笔记里分好类的素材库,以免想用的时候,好素材却不知去向。

我的印象笔记

做好归类能让你的头脑保持清醒,美好的事情自然就会发生。

时间管理第七步:一小时计划抵得上五小时行动

每一个有效的执行源自每日任务清单。它是迄今为止所发现的用于提高生产率的最强有力的工具。 ——布莱恩·特雷西

1. 计划可以提高效率

我们只需在前一天的晚上,或者第二天的早上,花10分钟的时间做当日计划,列出任务清单,就可以把一天的效率提高25%。因为你在做计划的过程中,对一天的时间进行了组织和分配,通过考虑该做什么,不该做什么,该做多久,你已经建立了这一天的时间框架,一切会比没有计划时进行地更加有序,也就高效。

2. 计划可以减轻压力

我们每天产生压力的原因之一,往往是因为我们总是担心把有些事情给忘了。当你把这一天的任务都写下来,安排好后,你的压力就会骤降,因为你可以一次只想一件事,1小时之后该做什么,只要查看下计划就立刻了然于心。

3. 计划要有优先次序

前面说的是做计划的好处,这里就要重点说说做计划的方法。

我们的计划,不能把什么事情简单,就往前放,也不能一股脑儿把所有要做的事情都写在任务清单里。那样的计划也是低效的,真正高效的任务清单要分轻重缓急,计划要有优先次序。

怎么确定优先次序呢?

这里要隆重推荐一本书:《高效能人士的七个习惯》,这本书中提到的任务四象限分类,深刻影响了我后来的行动。在《时间管理:如何充分利用你的24小时》中,作者也引用了这个经典的分类法。

第一象限重要而紧急,主要是当下最紧迫的工作或学习考试任务。

第二象限重要但不紧急,它更多的是学习进修、为长期目标服务,当下并不紧急,但是却很重要。

第三象限是紧急但不重要,这类事情充斥我们生活,并且最常干扰我们工作,比如突来的电话、会议、请求等等。

第四象限是既不重要也不紧急,比如帮同事跑腿打杂、玩游戏等等。

我们过去总觉得时间没有利用好,是因为做了太多第三象限和第四象限的事,因为它们一点也不重要。

正确的优先次序排列法,是先做第一象限的事情,毕竟这一块任务不完成,可能都会影响到你工资和生活。做完第一象限的事情后,我们就应该把精力投注在第二象限的任务上。至于第三象限和第四象限,你可以适当安排一些,调剂下每天的生活。

时间管理第八步:专注最重要的事

欲速则不达,贪多嚼不烂。

不要把自己的精力一下子分散在太多领域,那样你很难同时把几件事情都做好,并且做出亮眼的成绩。当你一直付出却得不到回报时,就会泄气,最后便会放弃。

著名的二八定律在时间管理上同样适用:你的80%的成就,来自于你的20%的行为。

二八定律是一位叫帕累托的经济学家在1906年首次发现的。帕累托在照料菜园时发现,收成的80%的可食用蔬菜,只来自约20%的植物。于是,他把更多精力投入在这20%的高产植物上,他的收成量也大幅增加。

帕累托没有多付出额外的劳动,只是减少了在低产植物上的投入,放到高产植物上,便得到更好的结果。

我们也应该找出那20%的行为,把原本用在另外80%的精力挪过来,不需要你变得更辛苦,就能比现在更快达成目标。

所以,专注在最重要的事情上!

分心和干扰,是专注的大敌。想要集中精力,在你工作的时候,把那些干扰你的东西都拿开吧。远离手机,把网线拔掉,离开有电视的空间。害怕被别人打扰的话,你可以带上耳机假装什么都听不见。或者干脆离开工位,找个安静的环境,展开高效的工作。

相信我,这样真的能让你少加很多班。

四、时间·礼物

时间是一件礼物,它让你有机会做一些了不起的事情,它可以诠释你独特的才能,它可以改变你的生活。

我们都会得到每天24小时,每小时60分钟的礼物,去做一些美妙的事情。

很多人说,这世上哪有什么时间管理,有的只是自我管理。对我而言,不论时间管理,还是自我管理,都是让我们更好地跟时间相处,也跟自己相处。

今天,我为您拆解了“时间管理的八步走”,如果您真的想管理好自己和时间,请您按照这八个步骤去实施,一定会有所收获。

 

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