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我们如何更聪明地工作,而不是拼命的加班工作?

来自职场指南 2017-11-02 阅:

作者:庾里

 

美国“时间管理之父”阿兰·拉金说:“勤劳不一定有好报,要学会聪明地工作。”

 

身处职场,很多人习惯整日忙碌,却不肯停下来好好规划自己的工作和生活,低效忙碌让你的付出与收获不成正比,在职场上找不到突破。

 

如果你整日忙碌,而收入却纹丝不动,这时你就要停下手头的事情,做一个深刻的反省:如何保证自己在有限的时间内高效地完成工作?

 

一般来说,影响工作效率有四个方面:

 

工作流程、轻重缓急、任务分解、时间计划

 

影响工作效率的因素

 

1

工作流程

每个工作都有流程和节奏。流程也就是一件事情从开始到结束的管理过程,就好像十字路口的交通灯一样,红绿灯闪烁的流程恰当,才能有效疏通道路。

 

以前,火车站的检票流程一般是“先进后检”,即旅客进入候车厅等车,等到发车前15~30分钟,各车次的检票员才开始检票。有多少个检票口,就需要多少个检票员,一般的候车厅都有七八个工作人员。

 

现在,火车站的检票流程进行了改进,变为“先检后进”,即候车厅入口处只有一个检票员,旅客要进入候车厅,就必须先检票。

 

检票流程上的改变,既提高了检票的效率,减少了高峰期的拥挤状况,又减少了工作人员,节约了成本。

 

违背流程先后顺序,工作将会变得杂乱无章。

 

有的人接到一个大项目后,自我感觉良好,风风火火地动工了,谁知“道路没看准”,准备工作没做好,最终的结果是走到哪算哪,对工作流程失去控制。

 

因此,在工作中,注意工作流程的有序化,具体到一项工作或任务需要依次采用哪些步骤,在实践中不断优化流程,这样才能够有效提高自己的工作效率。

 

2

轻重缓急

每一天,职场人士可能要处理不止一件工作,要打这个电话,要回那个邮件,跟这个部门协调,再跟那个部门沟通确认,东奔西跑忙得团团转。边边角角的事情做了不少,回头一看,却没有完成一件说得响亮的“得意之作”。

 

凡事都有轻重缓急,如果理不清工作的轻重缓急,就会导致事倍功半,办事效率低下。

 

在日常中,紧急的事是指限期完成的工作,你不做其他人也不能做的。

 

把每天的工作分出轻重缓急,分清哪些是最重要的并把它做好,你的工作才会变得井井有条,卓有成效。

 

有个老板要求自己的秘书将给他的呈递文件分门别类,分别收放在各种颜色不同的公文夹中。

 

红色的文件夹代表特急文件;绿色的表示文件需要立即批阅;桔色的代表这是今天必须注意的文件;黄色的则表示必须在一周内批阅的文件;白色的表示周末时须批阅。

 

通过秘书对文件的分门别类,老板的对于自己的工作缓急一目了然,工作的时候自然能够更合理地安排时间。

 

对于大家来说,有精力做事的时间往往有限,所以,必须把有限的时间放到最能产生效益的工作上去,而不是迷失在那些看似紧急却不重要的事情当中。只有这样,才能高效地利用时间,出色地完成工作。

 

3

任务分解

对于任务分解,有一个有趣的说法:如何吃掉一头大象?答案是:一口一口吃掉。

 

这个看上去毫无意义的问题,其实是在告诉我们:当一个人无法将任务一口气完成的时候,就把任务分成一块一块。

 

有人面对多项工作,心理很焦急,嘴里念叨着“忙死了。”却把要做的事情搁置到一旁以为“车到山前必有路”,等到快要到达最后期限的时候,实在拖不过了,才勉强应付过去。

 

通过分解任务,你才能心里有数,才能统筹安排您的时间表,有条不紊地工作,避免因工作计划的缺失而导致过程拖沓。

 

4

时间计划

很多人每天早上醒来之后,大脑中模糊地觉得今天应该有一个安排,但是却没有明确的计划,上班后什么事情找上门来了就处理什么事情,于是总感觉一天过得身不由己。

 

回忆最近一个月的内容,顶多只能说个大概,好像真正做了的事只有那么一点,这就说明了很多人并不能把自己的时间很好的计划和利用。

 

在职场中,大部分人都看起来是忙碌的。但那些善于做时间计划和阶段性总结的人,更容易发现工作中的漏洞和问题,并且有意识地选择合理的流程来管理工作,能用较少的时间来干更多的事。

 

每人每天都拥有24小时,而在这24小时之内,不同人做不同的事情,效率不同,效果也随之不同,人便有了区别。

 

 
 

高效率带来高收益,学会高效率地工作,让你的时间更值钱,这样才算在聪明地工作。

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