微信公众号

微信公众号,欢迎扫一扫 ▲

手机访问地址:m.rs66.com

每天工作8小时,平均浪费5小时?

时间:2018-05-06 09:34:46 来自:职场指南  阅:

有一阵子,我觉得自己快没法工作了。每天加班到深夜,但是仔细盘算一下,好像一天下来,什么都没干。

比如,我我静下心认真写文章的时候,产品经理微信我,确认一个页面改造方案,我不得不停下来拿起手机,先回复我的建议,这样他们的工作才得以顺利进行。

但当我结束之后,转到电脑屏幕上时,完全不记得自己的思路是什么了,情绪也不在点上,还得花费很久把注意力切换到写作。再写了一会儿,我们最近合作的企业又有消息了,需要提报一个新的方案,我又回过头去跟相关的同事讨论思路。

这是很长时间的工作状态,但似乎很难改变:几十个学员群偶尔需要我发言,一些学员会私信跟我聊他们的发展,只要我在公司,几十位同事可能会因为各种问题来打断我,除此而外,每天还有很多合作要谈。

这还只是工作,还不提被各种资讯、信息打扰,比如我打开微博,只是想搜索一个事件,结果一堆信息扑面而来,只要稍微有一点好奇心,就会被吞没进去。

《华为高效工作法》中引用了一组数据:“人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%的工作时间(按每日工作8小时计)。

其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。

也就是说,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的 68.7%。

卡尔·纽波特认为,高质量工作产出=专注度 x 时间。所以,有时候我们看起来很忙、每天加班到深夜,也可能没有什么产出。

如何才能从“伪忙碌”的状态中抽身而出?

怎样才能抢回被微信、微博夺取的注意力?

碎片化的时间里如何才能专注重要复杂的工作?

解决这些问题的核心,关键在于深度工作。

           

什么是深度工作 

根据卡尔·纽波特在《深度工作》中的说法,深度工作指的是,在无干扰的状态下专注进行职业活动,使人的认知能力达到极限。这种能力能够创造新价值,提升技能,而且难以复制。

比如,不受干扰地用两个小时完成一篇文章;

不刷微博不聊微信写一段完整的代码;

关掉手机整合销售数据做完几张图表......

总之,当你在进行深度工作时,你会发现,自己心无旁骛,所有注意力集中在工作上,对时间的流逝毫无知觉,思维飞快运行,手指不停敲击键盘,即便是一项复杂的工作,也能够快速、高质量完成。

而与深度工作相反的,则是浮浅工作,指的是对认知要求不高的事务性工作,往往在受到干扰的情况下开展。此类工作通常不会为世界创造太多新价值,且容易复制。譬如回邮件、开会等工作。

当你在进行浮浅工作时,其他一些不重要的事情会抢占正在运行的脑通道,即带宽(人们心智的容量,它包括两种能力,分别是认知的能力和执行控制力),带宽是有限的,如果把人的大脑比作电脑的后台,一旦开了很多窗口,其低运行速度便会大大降低。

微信刚刚兴起、抢夺人们注意力的时候,我记得当时有好些人试验“离开微信的1个月”,甚至“离开智能手机的1个月”。但是,移动互联网发展到今天,我们发现自己无法与趋势抗衡,唯一能做的就是拥抱趋势。

就好像十几年前,很多女孩子在说“对着电脑的工作不好,辐射伤皮肤”,但我想,现在大概没有人会因为一份工作是要对着电脑而拒绝的,我们只能拥抱趋势并自我调整以适应趋势。

所以,这种趋势之下,我们需要学会深度工作,才能在这样的时代立于不败之地。

           

如何深度工作

 

如何深度工作?这里有三个建议:1.明确自己的工作类型;2.根据类型选择适合的深度工作哲学;3.掌握一些深度工作的技巧和原则。

1.明确工作类型

对所有的工作用一刀切的工作方式是不对的。由于工作类型不同,所以进入深度工作的方法也不一样。

比如,很多工作方法会让我们对时间做切割,专门辟出大块时间来做深度思考。可如果你是一名用户运营,需要时时刻刻与用户保持联系,实时反馈用户的建议,这个方法对你的适用性是很低的。圈外的课程运营同时,每时每刻都有在学习的用户来找他们,根本无法预留大块时间。

所以,你先要知道,自己的工作属于什么类型,然后找到合适的方法:

如果你从事的是艺术类工作,比如文案、设计等工作,创作会占据你工作百分之八十的时间,那么深度工作的核心就在于如何挤出一个较完整、不被打扰的时间。

如果你从事的是社交类工作,譬如运营、客户执行等,那与用户、客户保持频繁的联系占据了很多工作时间,而且这些事情都不可控,你需要考虑的是如何从碎片化的浮浅工作快速切换到深度工作。

如果你属于管理类工作,那么可能你一天的工作安排得非常满,既需要思考公司战略、制定公司目标,也需要参加大大小小的会议、回邮件、做决策等,因此如何合理分配时间是最关键的问题。

2.选择深度工作哲学

○艺术类深度工作方法

1)时间分段法

将某一段明确的时间用于深度工作(这个时间往往大于半天甚至一天),其他时间则用于做其他事情。

比如用一个星期的时间不做其他事情,专心于深度工作,完成一本书,或者一幅画。

心理学家荣格会在一段时间内去隐居所隐居,每天锁在一个房间里,不受干扰地创作。而其余时间,则在苏黎世度过,去诊所给病人看病、去大学讲学听课。

我写过一本评价还不错的书(人称小黄书),那是辞职之后、创业之前写的,那时候就是专门辟出了1个月来集中完成书稿,每天只看一次手机,非常高效。后来很多出版社跟我谈第二本书,虽然一直有想法,但大半年过去了,都没有什么进展,可见集中时间对于艺术类工作的重要性。

2)摒弃最小化法

摒弃或最小化浮浅职责,把不重要的浮浅工作直接摒弃,从而实现深度工作的最大化。

举个例子来说,如果你是一位新媒体编辑,每天都会有很多大号来申请,转载你所负责的公众号的文章,这就需要你进入公众号后台给申请人开转载权限,由于你负责的工作很多,既要写文章,又要排版和授权,就会导致效率低下,那么,如何解决呢?

你可以建议老板找一位实习生/兼职,专门处理转载和排版事宜,然后你集中精力写文章,完全不需要做其它浮浅工作,这样其实整体效率是提升的,你的时间产出是更高的。

○社交类深度工作方法

社交型的工作,往往需要时时刻刻与用户、客户保持联系,因此,工作时间往往会被切割成无数个碎片,而随意切换法往往能够帮助他们快速在不同任务间切换。

也就是说,在日程安排中随时可插入深度工作,只要有空闲时间,就能立刻转入深度工作模式。

这种方法需要经过刻意练习,使头脑能够从浮浅与深度模式之间快速切换,可能会削弱有限的意志力储备。但是,也是有一些小技巧的。

比如,你可以缩短深度工作所用的时间,将其拆分为多个小任务,做成一张checklist,随时检查自己做到哪里。每完成一个步骤,则标记清楚,这样当从浮浅任务切换到深度任务时,可以对照checklist在空闲的时间里完成一两个小步骤。

举例来说,你需要做一份用户体验提升方案,方案需要5个小时,但你没有5个小时整块时间。那么,你可以把方案做个细分,比如按照用户在产品中的流程,分成5个环节,这样每次需要1个小时,完成一个环节之后,你再去处理这个过程中产生的一些用户沟通消息。

○管理类深度工作方法 

1)重构工作法

重构工作的核心在于简化,不断地用各种方法将工作委托、延迟、精简、外包或取消。

对于管理人员而言,很多工作其实并不需要亲力亲为,把一部分工作委托、外包出去,也是让自己将主要精力投入真正重要工作的方法。

委托是找到能够以更低代价完成这项任务工作的人。比如本来每次写文章,找素材是一件很耗费精力的事情,那么我委托新媒体同事来做,就比我自己做要省事很多。

延迟就是想方设法推迟不需要立刻完成的任务。比如本来这周需要跟一家企业谈合作,但我没有时间完成方案,那么可以试试跟对方沟通,是否能够改期。

精简是缩小任务规模或简化流程。比如,原先我们有全员周会,每个员工会跟其他同事说自己本周的工作安排(因为公司管理扁平,基本上每个人需要独立负责一块事情),但后来人多了,我发现周会时间很长,所以后来就只是负责关键事务的同事参加,也节省了我很多精力。

外包是指把任务的某个具有技术含量的部分交给专业的团队、公司来做。比如我们最近要对学习模式做个视频介绍,方便学员知道,但摸索了一下发现,自己拍摄太耗精力了,所以我就让团队找专业人士来完成了。

取消就是将在目前情况下没有重要意义的事情弃置不做,比如有段时间在准备某个课程项目,那两周的文章就没发了(不要打我)。

重构工作的核心在于梳理工作的重要性和可替代性,重新审视自己的工作,将时间、精力用对地方,实现最大化增值。大部分的工作,你会发现,不做不会死人。所以,管理者需要找出那些“不做会死”的工作,然后做到极致。

2)习惯内化法

还有一种方法,就是把深度工作转化成一种简单的常规习惯,目标是创造一种工作节奏,让你不需要投入精力便可以决定是否需要以及何时需要进入深度状态。

很多高管都会很早起床,把自己开会的时间定在一定时间比如早上8点以后,8点以前用来思考一些重大决策、问题,而8点以后,则用来开会、处理其他事物等。这种方式能够让他们充分掌握各种因素,从而作出正确的决策和判断。

我自己也在练习形成习惯,把会议安排在下午,沟通安排在晚上,而上午都是深度工作。

对于管理者来说,两种方法可以结合使用,先运用重构工作法,理清对于自己需要花费精力去做的工作,再将这些工作安排在能量密度最高峰的时候处理。

3. 建立深度工作准则

除了不同类型用到不同的工作方式以外,还有一些小技巧也非常有用。

1)警惕“时间黑洞”

最小阻力原则认为,人的大脑倾向于做更容易的事情。当我们在深度工作时,大脑处于低刺激、高价值的状态,但当认知上遭遇到挑战、困难时,大脑便倾向于转向高刺激、低价值的活动中,例如刷微博、看微信文章等等。

所以很多时候,当你在工作中遇到瓶颈、卡在某个问题上的时候,你会习惯性地刷刷微博,或者逛逛淘宝,而这些活动只需要动动手指就可以打开。但你发现,一旦你开始了这些高刺激活动,就停不下来了。

想要从“时间黑洞”中走出来,需要你时刻保持觉察,一旦意识到你正在进行的事情脱离了自己的目标和计划,就赶紧撤出来,将思维拉回正轨。

怎么把自己从时间黑洞中拽回来、拉回正轨呢?最有用的方法是,给优先性很高的深度任务,设置一个硬性的截止时间,甚至公开时限,向同事承诺下午两点给到对方,通过这种方法,可以把你的注意力拉回到工作中。

2)适当休息,快速恢复深度工作所需的能量

注意力复原理论认为,想要保持专注需要自主性注意力,而注意力的资源是有限的,如果用光了,想要保持专注就很困难了。一旦注意力耗尽,我们就会自动进入默认设置,即,选择更轻松、更能够带来刺激的事情。

从生理角度来说,一个人不可能一直保持深度工作,所以,你不要苛求自己一直保持专注,你完全可以在深度工作一段时间后,奖励自己,吃吃水果,喝杯咖啡,放个空,看看窗外,这有利于恢复你宝贵的注意力。

但,唯一需要注意的是,千万不要奖励自己看手机,很多人以为看手机是一种放松方式,但实际上,大脑一旦习惯了分心,就很难摆脱这种习惯,当你想重新进入深度工作时,大脑已经很被刚刚刷到的八卦、朋友分享的文章占据了带宽,这不是放松,而是让自己更累。

3)抑制环境,断绝干扰

深度工作对外部环境也有很大的要求,你需要把诱惑移出自己的视线:比如把手机关机、删除某些应用、关掉消息通知等等,这些强硬办法都能够帮助自己进入专注状态,这些事情不需要意志力,却增加了你想要分心的阻力。

讲了那么多深度工作,并不是让大家只做深度任务,这是不现实的,大部分工作其实是深度工作与浮浅工作相结合的,但一个人的脑力和注意力都是有限资源,在这个24小时在线的时代,中断、屏蔽干扰,适当离线工作,把有限的心智能量用来做更重要的事情,才是我们需要刻意练习的能力。

 

本文作者:在线商学院品牌「圈外同学」创始人兼CEO孙圈圈,豆瓣高分畅销书《请停止无效努力》作者。

如果这篇文章对您有帮助,请分享给身边更多的朋友!

版权归原作者所有